Hvor mye koster et påmeldingssystem?

Å arrangere en konferanse eller et event krever mye administrativt arbeid. Påmeldinger skal håndteres, betalinger må følges opp, og kommunikasjonen med deltagerne må flyte sømløst. Mange arrangører lurer på om det lønner seg å bruke et påmeldingssystem, eller om det er billigere å ‘fikse det selv’.

I denne artikkelen ser vi på de faktiske kostnadene ved å gjøre alt manuelt sammenlignet med å bruke et påmeldingssystem.

Manuell håndtering vs. LetsReg – hva koster det?

La oss ta utgangspunkt i en konferanse med 100 deltagere og se på hva det faktisk koster å håndtere påmeldinger, betalinger og oppfølging manuelt.

Naturligvis vil én eller flere personer utføre de manuelle oppgavene, derfor må vi beregne lønnskostnader. Vi tar utgangspunkt i en gjennomsnittlig norsk lønn på 550 000 kr per år, noe som gir en timekostnad på ca. 367 kr (inkl. arbeidsgiverkostnader).

Kostnaden ved manuell håndtering

Manuell håndtering av påmeldte

• Motta og registrere påmelding (e-post, Excel, telefon, bekreftelse): 10 min
• Oppdatere lister, lage navneskilt: 5 min
• Besvare spørsmål fra deltagere: 5 min

Gjennomsnittlig tidsbruk per deltager: ca. 20 min

Kostnad per deltager: 20/60 x 367 =122,33 kr

Betalingsløsninger

De fleste konferanser koster penger og du vil derfor trenge én eller flere betalingsalternativer. Benytter du et fakturasystem, påløper det kostnader som abonnementsavgift, utsendelse, eventuelle purringer mm. Vi inkluderer her de viktigste kostnadene for en deltager. 

Andre kostnader (ikke medregnet)

Mange bedrifter har systemer for digitale påmeldingsskjemaer, e-post- og SMS-kommunikasjon, samt Office 365 eller andre tjenester for å holde oversikt over deltagerne. Disse har ofte egne lisenskostnader – og med større arrangementer må lisensene ofte oppgraderes. I tillegg kommer bilagsføring av hver påmelding som en nødvendig oppgave. Opplæring av ansatte til å følge rutiner i de ulike systemene blir ofte en skjult kostnad. 

Vi velger å ikke inkludere disse i regnestykket da vi ikke finner generelle tall som er representative, men vi nevner det ettersom at dette er merkostnaden ved manuell håndtering. 

Kostnaden ved å bruke LetsReg

Det er gratis å opprette en konto på LetsReg. Ingen lisenser, ingen faste kostnader – du betaler kun for bruk. Alle gebyrer til kortleverandører, Vipps, regnskap, fakturering og kommunikasjon er inkludert. Du gjør en engangsjobb når du setter opp et arrangement i LetsReg – resten håndteres automatisk. Manuelle oppgaver reduseres derfor kraftig, og kostnadene tilknyttet ditt event blir mer forutsigbare. 

Pris for LetsReg:

• Fast pris per påmelding: 10 kr (eks. mva)
• Transaksjonskostnad: 3,99 % per betaling (fritatt mva)

Sammenligning – hva sparer du med LetsReg?

Ved å bruke LetsReg sparer du mellom 7.265-13.900 kr, samt ca. 50 arbeidstimer per 100 deltagere – det tilsvarer mer enn en hel arbeidsuke. Det handler ikke bare om tid. Med LetsReg får du en helhetlig løsning der deltageradministrasjonen håndteres automatisk, og du slipper å bruke tid på påmelding, betaling og manuell oppfølging.

Deltagerne får en profesjonell og trygg påmeldingsprosess der de selv registrerer seg, mottar bekreftelse og betaler – alt i ett sømløst system. Dette gir også flere påmeldte så inntektene øker.  Med en fleksibel betalingsløsning som støtter både Vipps, kort og faktura, blir det enkelt å melde seg på, uansett preferanse.

Som arrangør får du oversikt og kontroll gjennom ett system, og kan bruke energien på å utvikle selve arrangementet – ikke å administrere det.

Er et påmeldingssystem verdt det?

Svaret er klart: Ja!
Hvis du arrangerer et event eller en konferanse, vil et påmeldingssystem som LetsReg betale seg selv i form av spart tid og reduserte kostnader. Samtidig gir det deltagerne en bedre opplevelse og gjør hele prosessen enklere for deg og teamet ditt.

Hvorfor bruke tid på administrasjon når du heller kan bruke den på å skape et fantastisk arrangement?