Driver du kurs og sender fortsatt ut påmeldingsskjema gjennom forms og har deltagerlisten i et regneark? Da er denne artikkelen for deg.
Å sette opp en digital påmelding til kurs trenger ikke å ta lang tid, og det trenger ikke å koste noe å komme i gang. I denne guiden viser vi deg steg for steg hvordan du lager et påmeldingsskjema til kurset ditt, og hvordan du bruker ekstra funksjoner til å gjøre hverdagen din merkbart enklere.
Mange kursarrangører starter med det de har: en Facebook-gruppe, en e-post eller et Google-skjema. Det fungerer… en stund. Men når kursene begynner å fylles og deltagerne begynner å stille spørsmål, går mye tid til administrasjon som egentlig burde gå til selve kurset.
Et påmeldingssystem for kurs gjør tre ting for deg:
Resultatet: færre henvendelser, ingen usikkerhet på hvem som har betalt, og mer tid til det du faktisk driver med.
Gå til letsreg.com og registrer deg. Det tar under to minutter og koster ingenting å komme i gang — du betaler kun en liten transaksjonskostnad per påmelding (10 kr + 3,9%) når du faktisk tar betalt.
Inne i systemet trykker du på «Nytt arrangement». Du fyller inn:
Velg om kurset skal være fysisk, digitalt eller begge deler. Vil du ha en spesifikk påmeldingsstart eller -frist? Det setter du opp her.
Under «Kategorier» oppretter du priskategoriene dine. Eksempler:
Deltagerne velger kategori når de melder seg på. Du velger om kurset skal ta betalt via kortbetaling og Vipps, faktura — eller en kombinasjon. Betalingsløsningen i LetsReg er godkjent av Finanstilsynet.
Under «Felter» bestemmer du hvilken informasjon du trenger fra deltagerne. Standardfelter som navn, e-post og telefon er allerede på plass. Du kan legge til egne felt, for eksempel:
Hold skjemaet kortere enn du tror du trenger. Spør kun om informasjon du faktisk bruker.
Trykk «Publiser arrangement». Du får en unik lenke til påmeldingssiden din som du kan dele på nettsiden din, i sosiale medier eller direkte til interesserte deltagere.
Det er det. Påmeldingssiden er klar.
Grunnoppsettet løser de mest åpenbare problemene. Men det er når du tar i bruk de avanserte funksjonene at du virkelig merker forskjellen i hverdagen.
Har du et populært kurs med begrenset kapasitet? Aktiver venteliste. Når kurset er fullt, kan interesserte deltagere sette seg på venteliste. Melder noen avbud, flyttes neste person opp automatisk og mottar varsel på e-post eller SMS. Du gjør ingenting.
Uten venteliste mister du inntekt og bruker tid på å finne en erstatning manuelt. Med venteliste er kurset alltid fullt — uten at du trenger å følge opp.
Venteliste kan aktiveres per arrangement og per priskategori. Det betyr at du for eksempel kan ha venteliste på «Barn 6–10 år» og ikke på «Voksne», om det passer bedre.
Holder du kurs som gjentas ukentlig — ridekurs, hundekurs, treningsgrupper, svømmeopplæring? Da er repeterende økter funksjonen som sparer deg mest tid.
I stedet for å opprette et nytt arrangement for hver kursdag velger du «Flere/repeterende økter» i oppsettet. Du definerer:
Systemet genererer alle øktene automatisk. Deltagerne ser alle tilgjengelige datoer i ett og samme påmeldingsskjema og velger hvilke de vil melde seg på.
Du kan også redusere prisen automatisk basert på antall gjenværende kurs. En deltager som melder seg på midt i en kursserie betaler altså kun for de øktene som gjenstår — uten at du trenger å gjøre noe manuelt.
Mange kursarrangører opplever at prisen er et hinder for påmelding — særlig til kurs som strekker seg over mange uker. Løsningen er delbetaling.
Med delbetaling kan du tilby:
Abonnement — faste ukentlige eller månedlige trekk som fortsetter til du avbryter dem. Ideelt for løpende aktiviteter der deltagerne betaler etter hvert.
Planlagte betalinger — du definerer trekkene selv. For eksempel depositum ved påmelding (kr 500), og restbeløp to uker før kursstart (kr 1 200). Deltageren følger planen automatisk uten at du trenger å sende én eneste purring.
En analyse LetsReg gjennomførte av egne data viser at 70 % av deltagere velger delbetaling når de blir tilbudt muligheten. Det gir deg mer forutsigbar inntekt og færre avbestillinger.
Trenger du å sende påminnelse til alle som er påmeldt tre dager før kursstart? En velkomstmelding til de nye deltagerne? En oppsummering etter kurset?
I kommunikasjonsmodulen sender du e-post og SMS direkte fra systemet — til alle påmeldte, eller til et filtrert utvalg basert på betalingsstatus, kursdag eller kategori.
Du kan planlegge utsendelsene på forhånd, slik at de sendes automatisk uten at du trenger å huske det selv. Lag meldingen én gang, sett tidspunkt — og glem den.
Skal du holde et kurs kun for medlemmer, ansatte eller en bestemt gruppe? Med invitasjonsfunksjonen sender du ut en personlig invitasjon med en unik lenke til hver mottaker. Påmeldingssiden er lukket for alle andre.
Du kan velge mottakere fra tidligere deltagere, laste opp en Excel-liste eller legge inn enkeltpersoner manuelt. Hvert klikk på lenken registreres, så du alltid vet hvem som har åpnet invitasjonen.
Etter at kurset er gjennomført kan du sende personlige kursbevis, diplomer eller sertifikater til deltagerne — med navn, kursnavn og dato — direkte fra systemet. Det tar noen sekunder per kull og gir et profesjonelt inntrykk som deltagerne husker.
Noen ganger ringer en deltager og sier at de ikke kan komme onsdagen, men gjerne tirsdagen. Med «Flytte deltagere» gjør du dette direkte i systemet på 30 sekunder — uten at deltageren trenger å melde seg av og på igjen manuelt.
Uansett hva du setter opp har du til enhver tid en oppdatert deltagerliste som viser hvem som er påmeldt, hvem som har betalt og hvilken informasjon de har oppgitt.
Du kan dele deltagerlisten med instruktørene dine, bygge egne rapporter og eksportere til Excel om du trenger det.
Inntektene utbetales ukentlig med revisorgodkjente bilag som kan føres direkte inn i regnskapet. Du slipper å holde styr på hvilke betalinger som hører til hvilket kurs.
